Co to jest faktura pro forma i kiedy się ją wystawia?

Co trzeba wiedzieć o proforma co to znaczy?

Każdy kto prowadzi przedsiębiorstwo, ale też i większość osób realizujących zakupy przez internet, spotkał się przynajmniej raz z fakturą proforma. Nie każdy natomiast wie, czym rzeczywiście jest ten dokument i co go odróżnia od typowej faktury.

Faktura proforma – czy to dokument księgowy?

Po łacinie pro forma znaczy „dla przyzwoitości”, toteż nieraz można spotkać się z tłumaczeniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I faktycznie, taka faktura nie jest dowodem księgowym, z tej przyczyny nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej czy w księdze przychodów i rozchodów. Rekomenduje się aczkolwiek zostawić ją w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.

Faktura proforma winna uchodzić raczej za dokument handlowy, który rodzajem zaproponowania jakiejś oferty. Nie stanowi potwierdzenia zrealizowania usługi czy nabycia towaru, a więc zgodnie z ustawą o VAT nie nie stanowi podstawy do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest zobowiązująca? Nie, ponieważ tyczy się usługi bądź sprzedaży, która jeszcze nie jest sfinalizowana, więc warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą w każdej chwili podlegać negocjacjom.

Faktura proforma nie zwalnia z obowiązku dostarczenia właściwej faktury VAT

Faktura proforma posiada te same dane i przypomina z wyglądu fakturę VAT, m.in.:

  • datę oraz miejsce jej wystawienia,
  • dane kontrahentów (wystawcy i odbiorcy),
  • nazwę usług albo towarów, będących przedmiotem transakcji (razem z określeniem ich jednostek miary, ilości itp.),
  • wartość brutto oraz netto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość pełnego zamówienia) zapisana również słownie,
  • informacja o wysokości naliczonych zniżek,
  • stawka oraz obliczona z tego tytułu kwota podatku VAT,
  • wskazanie terminu wniesienia opłaty,
  • określenie terminu wykonania usługi lub doręczenia towaru.

Taką fakturę trzeba oznaczyć dostrzegalnie w nagłówku określeniem “PRO FORMA”, by nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, wywołującej skutki podatkowe. Trzeba też mieć na uwadze, że ten typ faktury nie zwalnia z obowiązku dostarczenia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wolno wystawić w momencie, kiedy kontrahent zapłaci w całości za przedmiot transakcji lub przeleje zaliczkę.